מדיניות ונהלים חשבונאיים הם לא אותו דבר, אם כי עובדים במשרד לעתים קרובות לבלבל את השניים. מדיניות חשבונאית מייצגת את הקווים המנחים או הכללים המגדירים מה מצפה מחלקת החשבונאות במצב נתון. על ידי יצירת מדיניות, מחלקת החשבונאות מבטיחה כי כללי החברה ואת הסטנדרטים נשמרים דבק באופן עקבי על ידי כל אלה שנפגעו. הנוהל מייצג את אופן הצד של המשוואה על ידי הגדרת הצעדים האינדיבידואליים המבטיחים שהמדיניות החשבונאית של החברה נשמרת וקיימים בקרות פנימיות.
הגדר את המדיניות
כאשר מתקרבים עם מדיניות חשבונאית ו נוהל שימוש בשימוש על ידי רואי חשבון ואחרים בחברה, עליך קודם כל להגדיר כל כלל או הנחיה כמדיניות הפרט שאתה רוצה שאנשים יעברו. אין לערבב מדיניות יחד, כי זה מבלבל מדי. מחלקות חשבונאות ליצור מדיניות תזרים מזומנים, מדיניות החזר נסיעות, מדיניות מזומנים זעירים, מדיניות לתשלום חשבונות או מדיניות החיוב, רק שם כמה. המדיניות צריכה להגדיר את הכלל - הידוע בשם מה - ולכלול מי חייב לדבוק בו ומדוע יש לקיים את זה. המדיניות והנהלים נשמרים כמסמכים נפרדים.
כתוב את הסקירה
על כל מדיניות לכלול סקירה כללית או סיכום של ההנחיה או הכלל. הסקירה הראשונה, עם מידע מפורט הכולל את הפרטים. לדוגמה, מחלקת החשבונאות אולי מדיניות קופה קטנה במזומן המפרט כמה כסף יהיה זמין עבור מזומן קטן, סוג של רכישות זה מכסה את הכותרת של האדם האחראי להבטחת זה נשמר כראוי. המדיניות אינה מפרטת את שמות האנשים, אלא את הכותרת או התפקיד בחברה האחראית על כך.
התווה את ההליכים
נהלים הם צעד אחר צעד תהליך שבו אנשים לדבוק במדיניות החברה.לדוגמה, מחלקת חשבונאות יכולה לקבוע מדיניות תזרים מזומנים המציינת כמה מזומנים תפעוליים צריכים להיות זמינים בכל עת ומה צריך להתרחש אם היא אינה זמינה. אבל כדי להבטיח את המדיניות נשמרת, מישהו במחלקת הנהלת חשבונות חייבים להשלים התאמות חשבון הבנק. תהליך ההתאמה של הבנק כולל צעדים מפורטים על איך לעשות את ההתאמה הבנקאית כדי להבטיח את מדיניות תזרים המזומנים הוא דבקה. כדי לכתוב את ההליך, המתאר כל צעד זה חייב להתקיים, כולל כותרות של אנשים להשלים כל צעד ומה קורה בשלבים הבאים.
מספר הצעדים
כתיבת נהלים לפי סדר השלבים. לדוגמה, באמצעות תהליך ההתאמה הבנק, להתחיל עם הדבר הראשון שצריך להתרחש, כגון: הצהרות הבנק הם יינתן פתוח למנהל החשבונאות. כלול את השלבים שעל מנהל החשבונות לבצע לפני העברת עבודת הפיוס בפועל למישהו אחר בחשבונאות. זה יכול לכלול דברים כגון סקירה מהירה של חוסר עקביות המחאה, שמות המוטבים ועוד.
מדריך מדיניות ונוהל
כלול רשימה של הכותרות במחלקת הנהלת חשבונות עם תיאורים קצרים של החובות המבוצעות על ידי כל תפקיד בחברה בחזית מדיניות ונוהל ידני. זה עוזר ליצור בקרות פנימיות תוך הבטחת הפרדת חובות. כתוב מדיניות על דפים בודדים, יצירת דף חדש או קבוצת דפים עבור כל מדיניות. כל מדיניות מקבלת כותרת משלה וכותרת בתוכן העניינים כדי להקל על אנשים לחפש אותם. לאחר המדיניות, כלול את ההליכים בדפים שלהם כגיבוי. תוכן העניינים עשוי לכלול את "מדיניות תזרים המזומנים", ככותרת ראשית עם כותרות משנה ודפים משלהם הכוללים "התאמות בנק", "התאמות חשבון בנק ראשי של ספר ראשי" או כל נהלים אחרים החלים על מדיניות ספציפית זו.
