איך לעשות ופורמט מכתב תלונה

אתה לא מרוצה מוצר או שירות מסוים. במקום להתלונן בפני חברים וקרובי משפחה, לנקוט פעולה ולכתוב מכתב תלונה. בנוסף לתפקוד הקבוע של תלונתך, מכתב תלונה כתוב היטב עשוי להניע את החברה האחראית למוצר או לשירות על מנת להבטיח שאתה ולקוחות אחרים לא ייתקלו בבעיות אלו בעתיד. צור מכתב עסקי מעוצב היטב שמקבל תוצאות חיוביות.

פריטים שתצטרך

• כדי לכתוב מכתב תלונה, תצטרך את הפרטים הבאים:

• חשבוניות וקבלות

• נייר איגרות חוב איכותי

צור את המכתב שלך בפורמט הפורמט המלא, המועדף על ידי רוב העסקים בארה"ב. משמאל - להצדיק את כל חלקי המכתב. אתה יכול להוסיף נקודתיים או פסיק לאחר ההכנה פסיק לאחר הסגירה חינם. לחלופין, אתה יכול לעזוב את פיסוק.

התחל את התאריך 6 עד 10 שורות מתחת לכותרת או לכותרת. השתמש בפורמט האמריקאי, לדוגמה, 15 בינואר 2011.

השאר ארבעה עד שישה שורות בין התאריך לבין הכתובת הפנימית. כלול את שם איש הקשר ואת שם העסק. טלפן למרכזיית החברה ובקש את השם והכותרת של המנהל המתאים. אשר את האיות הנכון בשמו. אם אינך יכול לזהות שם, השתמש בכותרת המתאימה, כגון "מנהל שירות הלקוחות".

השאירו שני קווים ריקים והכניסו את ההמלצה. אל תשתמש "אדוני היקר או גברתי" או "למי זה עשוי דאגה". השתמש בשם המשפחה של הנמען עם הכותרת האישית המתאימה. אם אינך בטוח לגבי המין, השתמש ב"כריס סמית היקר ".

שטח כפול ולהתחיל את הגוף של המכתב. השתמש לפחות שלוש פסקאות עבור המכתב, משאיר רווח כפול ביניהם. בעת כתיבת המכתב, עיין בחשבוניות או במסמכים אחרים שקיבלת מהחברה. ודא שכל שמות המוצרים, המחירים ופרטים אחרים מדויקים.

התחל בנימה חיובית. השתמש בפסקה הראשונה כדי לציין את נאמנותך למותג או לחברה. לדוגמה, "תמיד נהניתי לקנות רהיטים בחנות שלך, אני מעריך את העצה הנפלאה שקיבלתי מהמעצב שלך בחנות ומרגיש נוח מאוד עם כל הרכישות שלי".

השתמש בפסקה השנייה כדי לכלול פרטים שהקורא צריך לדעת כדי לעבד את התלונה שלך. לדוגמה, "ב -25 בפברואר 2011 הזמנתי כיסוי לשמיכה (הזמנה מס '5768, הדפס פרחוני כחול, גודל המלכה) מהקטלוג המקוון שלך, שבועיים לאחר מכן, קיבלתי את כיסוי השמיכה, ולאחר שגיליתי את העטיפה, ריח מתכתי, שהשתרר לאחר שתי מכונות כביסה, מצורף עותק של הזמנת המשלוח ". אל תשלח עותקים מקוריים של קבלות או מסמכים אחרים.

ציין את הציפיות שלך בפסקה השלישית. לדוגמה, "מאחר שתכונת הקיטור של הברזל לא עובדת כראוי, אני מצפה להחזר מלא ומיידי בסך 52.38 $ בתוספת התשלום ששילמתי תמורת החזרת הברזל, אני אחכה 4 שבועות לתגובתך, אם לא אשמע ממך, אני ייצור קשר עם Better Business Bureau ".

השאר שתי שורות ריקות והזן סגירה חינם מתאימה, כגון "שלך באמת" או "בכבוד רב". השאר 4 עד 6 שורות ריקות לחתימה שלך. ישירות מתחת, הזן את החתימה המודפסת.

שטח כפול והזן מארזים (ים).

טיפים

• השתמש נייר באיכות גבוהה האג"ח. צור כותרת הכוללת את שמך, כתובתך, מספר הטלפון שלך וכתובת הדואר האלקטרוני שלך. כתוב פסקאות קצרות ושמור על אורך המכתב לעמוד אחד. השתמש בתכונה 'תצוגה מקדימה של הדפסה' של תוכנית עיבוד תמלילים כדי לבדוק את המיקום האנכי של האות. במידת הצורך, כוונן את המרווח. שאל חבר מהימן או קרוב להגהה את המכתב שלך. בנוסף לבדיקת איות, סימני פיסוק וטעויות דקדוקיות, על החבר או על קרובך לוודא שהטון של המכתב מתאים.