הקפדה מדויקת של דקות פגישה מסייעת להבטיח שהמשתתפים יישארו ממוקדים במשימות שהוקצו, יפחיתו את חוסר התקשרות וישפרו את יעילות המפגשים הבאים. היתרונות של פגישה ברורה ומקיפה דקות פירושו כל בעל עסק, מנהל או מנהיג אחר אשר באופן קבוע מחזיקה פגישות צריך לקבוע הנחיות לקחת דקות. הנחיות אלו צריכות לכסות את מה שקרה לפני, במהלך ואחרי הפגישה.
לפני הפגישה
לקבוע מי לוקח דקות
בעוד שמשימה לכאורה לכאורה, הקלטה של דקות פגישה דורשת תשומת לב רבה לפרטים. כתוצאה מכך, הדקה צריכה להיות השתתפות מינימלית בפגישה. זה מאפשר למקד את רוב האנרגיה שלך על הקלטת נקודות חיוניות של הפגישה.
טיפים
-
עסקים לעתים קרובות להשתמש עוזרי או פקידים הקבלה לקחת דקות מאז אלה עובדים לעתים קרובות אין תפקיד פעיל בפגישה עצמה.
השתמש בטופס מתוקנן
יצירת טופס פגישה סטנדרטי שלך פגישה להשתמש במהלך הפגישה. התקינה מסייעת לדקה- taker יודע היכן לשים מידע וגם מסייע למשתתפים לקרוא את המסמך מאוחר יותר. המידע הבסיסי צריך לכלול:
- רשימת המשתתפים.
- תאריך.
- רשימת נושאים לדיון.
- תוכנית הפעולה החליטה על כל נושא.
- האחראים לביצוע פעולות אלה.
במהלך הפגישה
מלא מידע חיוני
לפני הפגישה רשמית מתחיל, למלא מידע חיוני כגון המשתתפים ואת התאריך. זה מונע בזבוז זמן מיותר במהלך הפגישה בפועל.
הקלט רק מידע חשוב
פרוטוקול פגישה לא צריך לתעתק פגישה שלמה. להיפך, מפגש דקות להקליט משימות חשובות וכיוונים בפורמט פשוט. לכן, אתה צריך לרשום מידע כגון המשלחת של חובות, מועדים, אלה שהוקצו אלה חובות וכל מידע אחר רלוונטי לכאורה. פגישה לא אמורה להכיל דיונים כלליים או מידע משיק.
בקש הבהרה
הפרוטוקולים חייבים לשקף במדויק את הנקודות הבולטות של הפגישה. בקשו הבהרה אם כל מידע שנדון במהלך הפגישה אינו ברור. לעולם אל תנחש, או שאתה מסכן מידע או השמטות לא מדויקות. כאשר מבקשים הבהרה, עם זאת, תמיד פעל לפי פרוטוקולי הפגישה. פגישות מסוימות לוקחות גישה לא רשמית, בעוד שאחרות מאמצות את כללי ההוראה של רוברט המובנים.
עיין בדקות קודמות
הדקות האחרונות שאתה יכול לקבץ עשוי להתייחס דקות פגישה האחרונות. זה מחייב אותך להביא דקות פגישה האחרונות לפגישה החדשה, כך שהמידע יהיה זמין לכל המשתתפים.
אחרי הפגישה
סקירת דקות
בדוק את דקות הפגישה עבור שגיאות דפוס או כל משפטים לא ברורים. תקן את אלה לפני השלמת הדקות. כל שגיאה עלולה לגרום לבלבול בנוגע למשימות חשובות.
שלח אל המשתתפים
שלח את דקות הפגישה למשתתפי האסיפה לאישור. זה נותן למשתתפים הזדמנות לשאול שאלות או לתקן טעויות. ליידע את כל המשתתפים אם אירעו שינויים.
סיים קובץ
לאחר שכל המשתתפים יאשרו את הדקות, חתמו על מסמך הדקה עם תאריך האישור המצוין ליד החתימה. לאחר מכן, קובץ דקות במחשב או בתיקייה עם דקות פגישה אחרות. שמור את כל דקות הפגישה יחד, אשר מאפשר תחבורה קלה לפגישות עתידיות ומספק מיקום מרכזי אם מישהו צריך להתייחס למסמכים.
