כתיבת מכתב עסקי פנימי כוללת את הבנת הקהל שלך והתמקדות במטרה מסוימת. לא משנה את הנושא, השיקולים של הקהל ואת הטון הם חיוניים כדי למנוע סכסוך, בלבול מידע שגוי. כדי להבטיח הצלחה, בצע מבנה, כולל את כל הפרטים הדרושים, והגהה ביסודיות. זה יכול לעתים קרובות לעזור לתת לעצמך זמן בין שרטוט של המכתב לבין הביקורת הסופית לשמור על אובייקטיביות לייצר את החלק היעיל ביותר של כתיבה. לכן, תכנון זהיר וניהול זמן הן היבטים חשובים של תהליך הכתיבה.
יצירת ברכה נכונה
יצירת ברכה נכונה לפתוח את המכתב עם הטון המתאים. השתמש "יקר", "ברכות" או "בוקר טוב / אחר הצהריים" כדי לפתוח את המכתב ולהראות כבוד ואמפתיה לקורא. לדוגמה: "עמיתים יקרים".
צור מבוא. במבוא, כולל מידע על נושא המכתב, כך שהקורא יבין למה לצפות. המבוא שלך עשוי להיראות כך:
רבים מכם היו תוהה מתי הבנייה תושלם על מוסך החניה החדש שלנו. אני שמח להודיעכם כי הבנייה אמורה להסתיים בשבוע הראשון של אפריל.
כתוב סעיף גוף יעיל ולארגן אותו חזותית כדי לשמור על הקורא עוסקת.
סעיף הגוף מכיל את רוב המידע, ולכן הארגון חשוב במיוחד. השתמש נקודות כדור, טקסט מודגש או טכניקות אחרות כדי להדגיש מידע חיוני.
סגור את האות עם סיום רצון טוב. זה כרוך ביצירת הטון הנכון עם הקורא על ידי להודות להם על הזמן שלהם. זה כולל גם הכללת המידע הדרוש במקרה הקורא יש שאלות נוספות. לדוגמה:
תודה על זמנך ועל סבלנותך. אם יש לך שאלות נוספות, אנא אל תהסס לפנות לניהול בכתובת הדואר האלקטרוני המפורטת להלן.
הדפס את המכתב והגה אותו לשגיאות. מצא שגיאות כתיב, שגיאות פיסוק או טעויות דקדוק. השתמש במילון ובתזאורוס כדי לשנות מילים מביכות או קול פסיבי, וכדי להימנע מחזרה.
טיפים
-
בעת כתיבה פנימית, זכור כי המסמך שלך ניתן לראות ולקרוא על ידי מישהו בחברה. לכן, לשמור על מידע מאוזן, אובייקטיבי, נגיש נייטרלית מגדרית.
אזהרה
גם אם אתה מכיר את השותפים העסקיים שלך או עמיתים טוב, להימנע בטון פורמלי או בדיבור בכתב. הפקת מסמך עם אריכות ימים חשובה בתקשורת הכתובה, ומילים ומשפטים מזדמנים מפורשים בקלות.
