בקרות הניהול כוללות מגוון כלים המשמשים הן את המנהלים והן את העובדים על מנת להבטיח עבודה על פי הצורך. בעוד בקרות הניהול הן חלק מהותי ולעיתים קרובות חיוני בעשיית עסקים, חשוב לוודא כי בקרות אלה לא יפריעו ליכולתם של העובדים לעשות את העבודה.
תקני בקרה וניהול
בקרות הניהול צריכות תמיד לציית לכל החוקים הרלוונטיים, מקומיים ופדרליים. הם צריכים גם לספק מידה סבירה של ביטחון כי הנכסים מוגנים מפני פסולת, הונאה והתעללות. ניהול בקרות לא צריך להיות מיושם ללא מחשבה נכונה ותכנון, אבל צריך להיות מטרות ספציפיות אשר עשויים להיות נפגשו מציאותית. לבסוף, תקנים לבקרות ניהול צריכים לחייב עידוד של מנהלים ועובדים לפעול בצורה אתית אשר שומרת על רמה מסוימת של כשירות לכל העובדים.
בקרות מונעות
מטרת הבקרה המונעת היא לנסות למנוע מעובדים בכל הרמות לבצע טעויות או להונות את הארגון. בקרות מונעות עשויות לכלול פריטים כגון דרישה לעובדים להזין סיסמה כדי להיכנס למחשב או למפתח מעבר כדי לקבל גישה לאזור מסוים של מקום העבודה. בקרות אלו חיוניות במגוון מצבים של עבודה. עם זאת, הם עשויים לפעמים להשפיע על הפרודוקטיביות אם לא מיושם כראוי. לדוגמה, אם פקיד משכורות צריך להדפיס משכורות, אבל המפקח עם גישה לחדר הנעול שבו מלאי המחאה נשמר אינו זמין, פרודוקטיביות עלול ללכת לאיבוד.
הבלש שולט
הבלשים שולטים נועדו "לזהות" שגיאות ו / או פעילות הונאה לאחר שהם כבר התרחשו. דוחות חריגה הם דוגמה אחת לשליטה בלשית. אלה הם דוחות אשר רשימת פריטים כגון עסקאות לא שלם או עסקאות שוות סכום שהוא גדול או קטן מהצפוי בעסק היום יום. הבלשים שולטת הם מאוד יעיל בגילוי שגיאות חשבונאות יקר. עם זאת, הם יכולים להשפיע על הפרודוקטיביות כאשר נישא לקיצוניות. לדוגמה, כאשר מחלקה שלמה נאלצת לבלות שעות בחיפוש אחר טעות של חמישה סנט, לא רק שאיבוד הפרודוקטיביות, אלא שהזמן שבדק את הפרוטות המעטות האלה יעלה לארגון יותר כסף מאשר אם הוא פשוט יכתוב את ההפרש.
שימוש בבקרות ניהול כדי להגדיל את הפרודוקטיביות
בעוד שבקרות הניהול עשויות להשפיע לרעה על הפרודוקטיביות כאשר הן מיושמות באופן שגוי, הן עשויות לשמש גם להגברת התפוקה. כאשר פקדי הניהול נמצאים במקום למדוד ולנתח את הפרודוקטיביות היומיומית, מנהלים יכולים להשתמש בנתונים המתקבלים כדי לחקור דרכים יעילות יותר לעשות עסקים. פקדים אלה עשויים גם לסייע למנהלים לקבוע דרכים יעילות יותר להאצלת סמכות בתוך הארגון.
גורמים אנושיים
זכרו תמיד שהעובדים שלכם אנושיים. אין לזלזל בהשפעה של בקרות הניהול על מעורבות העובדים ועל הפרודוקטיביות. ההיבט האנושי של בקרות ניהול צריך להיחשב בעת תכנון ויישום בקרות אלה. ההתנהגות האנושית צריכה להיחשב על מנת להבטיח כי העובדים הם מוטיבציה נכונה כדי להשלים את המשימות הרצויות. לדוגמה, עובדים לא צריך להיות מרגיש כאילו פקדים כבר לשים במקום כי מנהלים מאמינים עובדים לא ניתן לסמוך. במקרה כזה, סביר להניח שהפועלים יובאו לדירוג, אשר יקטין את הפרודוקטיביות.
