מערכת ניהול מידע (MIS), או מערכת ניהול מידע, הוא קריטי במיוחד עבור עסקים הפועלים בשיתוף עם עסקים אחרים, ולכן השניים חייבים לשתף מידע עם, או להעביר מידע, אחד את השני. בנוסף, עסקים עם יותר ממחלקה אחת או יחידה יכולים להשתמש ב- MIS כדי לאסוף מידע במיקום מרכזי אחד, ובכך למנוע אובדן מידע. ל- MIS יש ארבע תכונות עיקריות.
איסוף נתונים
ארגונים משתמשים ב- MIS לאחסון נתונים. ה- MIS מאחסן את המידע באחת משתי מערכות מסדי נתונים. הסוג הראשון של מסד הנתונים, מסד הנתונים היחסי, מאחסן קלט ממשתמשים, ואז מתייחס למידע זה למידע אחר בכל המערכת. מסד הנתונים לאחר מכן מעביר את המידע לתוך גרפים או תרשימים כך שמשתמשים יכולים להשוות נתונים. הסוג השני של מסד הנתונים, מסד הנתונים ההיררכי, מאחסן נתונים לפי סדר קבלתו, אך אינו מספק טבלאות השוואה עבור המשתמש.
דור דוח
בעוד MIS משמש לאחסון נתונים, הוא גם משתמש בנתונים אלה כדי להפיק דוחות. משתמשים במערכת קובעים את סוגי הדיווחים, עם תבניות ספציפיות הזמינות עבור סוגים שונים של דיווח. כאשר תתבקש על ידי המשתמש, המערכת תעבד את הדוח הנדרש, תוסיף נתונים לתבנית ולאחר מכן תדפיס את הדוח עבור העסק.
נגישות ושילוב
ה- MIS פועל עם גישה פתוחה. גישה פתוחה פירושה ש- MIS הראשי יכול להיות מחובר למערכות אחרות בתוך העסק, או משולב בהן, ומאפשר שינויים בנתונים ממקורות שונים וממיקומים מרובים. פונקציה זו מספקת שתי תוצאות חשובות. ארגונים יכולים לעדכן את המערכת כדי לספק מידע בשילוב עם מדיניות ותקנות, ואת המערכת ניתן לשמור ללא צורך אנשי שירות מקצועי.
מדרגיות
תכונה חשובה של MIS היא כי עסקים יכולים לרכוש גרסה קטנה של מערכת ולאחר מכן, לאורך זמן, להוסיף את זה כמו לאפשר כספים. עסקים יכולים להוסיף יכולות נתונים מוגדלות, כמו גם תכונות מערכת, למערכת הראשונית ככל שהעסק גדל, ומבטל את הצורך של בעל העסק לרכוש מערכת חדשה לחלוטין כל כמה שנים.
