תקשורת עסקית יעילה היא חיונית להצלחת הארגון שלך. יש לו השפעה רבה על הביצועים של החברה שלך ואת הפרודוקטיביות עובד כמו גם על השורה התחתונה שלך. כבעל עסק, אתה צריך להיות מסוגל לתקשר בבירור החזון שלך ואת המטרות, לבנות קשרים עם לקוחות ושותפים פוטנציאליים אינטראקציה עם הצוות שלך.
יסודות תקשורת עסקית
מנהלים, מנכ"לים, ראשי צוותים ואנשי מקצוע אחרים חייבים ללמוד איך להיות טובים Communicators כדי למלא את האחריות שלהם. אם אתה רוצה למכור מוצרים נוספים, לבנות צוות חזק או למקסם את מאמצי השיווק שלך, חשוב לך לשלוט על יסודות התקשורת העסקית.
אם אתה רוצה להצליח, זה לא מספיק כדי להיות אסטרטג טוב או יש רעיונות מבריק. בטח, אתה יכול לשכור אנשים כדי לתקשר עם הלקוחות שלך ולקדם את השירותים שלך, אבל אתה עדיין צריך לשים את החזון שלך לתוך מילים. זה באחריותך לספק משוב לצוות שלך, להקשיב למה שיש להם לומר ולדון במטרות החברה.
תקשורת עסקית עוסקת בשיתוף מידע בין אנשים בתוך הארגון ומחוצה לו. זה יכול לקחת צורות רבות, כגון תקשורת פורמלי ובלתי פורמלי, תקשורת פנימיים וחיצוניים, תקשורת משפטית, תקשורת לרוחב או אופקית ועוד. תחשוב על זה בתור ערוץ דו כיווני להעברת הוראות, רעיונות, דעות, דוחות וכן הלאה.
כדי שהתקשורת תהיה יעילה, עליה להיות הדדית. אתה צריך לדבר בבירור להקשיב היטב. כמו כן, ודא שאתה מבין את יסודות התקשורת העסקית, אשר:
- מבנה
- רלוונטיות
- עקביות
- בהירות
- ההיערכות והבכורה
- בינוני
קודם כל, המסר שלך צריך להיות מובנה היטב יש פתיחה, גוף וסגירה. בין אם אתה שולח הודעות דוא"ל, ביצוע שיחות טלפון או הצגת פרויקט, זכור את המרכיבים המבניים האלה. התחל עם הקדמה קצרה של ההודעה שלך כדי לאפשר לקהל לדעת למה לצפות. לדוגמה, אתה יכול להגיד משהו כמו, "היום, אנחנו הולכים לדון האסטרטגיה השיווקית שלנו ברבעון הבא." לאחר מכן, להציג את הרעיונות שלך בפירוט. בהתאם להקשר, ייתכן שיהיה עליך לגבות את ההצהרות שלך עם עובדות ומספרים. סגור את המסר שלך במסקנה קצרה המתארת את נקודות המפתח שציינת.
ודא שהודעה ברורה וברלוונטית לקהל היעד. תאר לעצמך שאתה מנסה להסביר ללקוח שהוא צריך אתר שלם מהפך ולא כמה שינויים קלים. אתה עשוי להתפתות לדון עיצוב אתרים, אופטימיזציה למנועי חיפוש, שיעורי קפיצה ואספקטים טכניים אחרים, אבל לא עושים את זה. הלקוח לא יכול לדעת מה המשמעות של הדברים האלה ולמה הם חשובים. במקום זאת, אתה צריך להתמקד איך לעצב מחדש את האתר כולו ייהנו העסק שלו. תגיד לו שהוא יגיע ללקוחות נוספים, יגביר את המודעות למותג, יגדיל את שיעורי השימור, ישפר את אבטחת הנתונים וכן הלאה.
שמור תמיד את המסר שלך עקבי, אבל להתאים את הקהל ואת ההקשר. אם אתה כל הזמן משנה את דעתך, אתה עלול לאבד את אמינותך.
זה דבר אחד להגיד לעובדים שלך לשמור על נתוני הלקוחות ולשמור על התוכנה שלהם מעודכנת ועוד דבר יש מדיניות אבטחה במקום. תקשורת כתובה מקלה על הבהרת רעיונות ולוודא שכולם נמצאים באותו דף.
כמו כן, ודא את ההודעה שלך הוא בלתי נשכח. כלול הצהרה חזקה וברורה המחזקת את האמונות שלך ונוגעת לנושא. שקול להתחיל או לסיים את ההודעה שלך עם ציטוט או פתיחה חזקה אחרת. לפעמים, הומור יכול לעזור גם. בין אם אתה מדבר עם לקוח או עובד, לתת לה משהו לזכור.
לדברי פסיכולוגים, כמה אנשים נוטים יותר לזכור מה הם נראים לאחרונה או שמע. זה נקרא אפקט החזרה. אחרים נוטים להיזכר במה שראו או שמעו לראשונה, הידוע בשם אפקט הפרימיום. לכן, זה הגיוני להתחיל ו / או לסגור את המסר שלך עם הצהרה חזקה.
דבר נוסף שיש לשקול הוא המדיום התקשורת. איך אתה מתכוון להעביר את המסר שלך? ישנם סוגים שונים של מדיום תקשורת, ולכל אחד יש מאפיינים ייחודיים. אלה כוללים אך אינם מוגבלים ל:
- מצגות
- דיווחים
- תקשורת מקוונת
- פגישות עסקים
- פגישות וידאו וטלפון
- דוא"ל
- מדיה חברתית
- מדיה מודפסת
- חוזים ומסמכים כתובים רשמיים אחרים
היבטים משפטיים של תקשורת עסקית
כאשר אתה כותב חוזה או הגשת מסמכים משפטיים, זה אפילו יותר חשוב לתקשר בבירור. תקשורת גרועה עלולה לגרום קנסות חסון, הונאה, השמצה, אובדן הכנסות ותביעות יקר.
הכר את החוקים במדינה או במחוז שלך, כולל אלה הקשורים לפרסום. מסעות הפרסום השיווקיים שלך, לדוגמה, צריכים להיות אמיתיים ולציית לחוקים בענף שלך. אם אתה מוכר תוספי תזונה, אתה לא יכול לטעון כי המוצרים שלך לרפא או למנוע מחלות. כמו כן, אתה לא יכול לשווק אלכוהול וסיגריות כמו מועיל ללקוחות. לגבות את הטענות שלך עם עובדות קשות ולהפוך את הגילויים הדרושים.
בדוק את חוזי העסק שלך והסכמים. אם יש לך משהו להגיד, שים את זה בכתב. כלול סעיף המגדיר בבירור את המונחים המשמשים בחוזה. הוסף קטעים רלוונטיים, כגון תקופת החוזה וסיום, אחריות, סודיות וסודיות.
שימו לב איך לתקשר עם הצוות שלך מדי. בחר את המילים שלך בזהירות. להימנע מאיומים או מפלים עובדים. לדוגמה, אם אתה אומר עובד כי הוא צעיר מדי כדי לקחת על עצמו פרויקט מסוים, אתה עלול להיות מואשם על אפליה גיל. מנהל שמקניט עובדים עם מוגבלות יכול להאשים באפליה של נכות, גם אם התנהגותו לא נועדה לפגוע באדם הנדון.
מדוע תקשורת עסקית חשובה?
לדעת את ההיבטים המרכזיים של התקשורת, זה לא קשה להבין למה זה חשוב כל כך. תקשורת יעילה יכולה לחזק את הקשר שלך עם לקוחות, עובדים ושותפים עסקיים תוך הבטחת תאימות משפטית. יתר על כן, זה יכול לתת לך יתרון תחרותי ולעזור לך להפיק את המרב מאמצי השיווק שלך.
אין לזלזל בחשיבות התקשורת החיצונית בארגון. כמנהל או בעל עסק, אתה צריך להיות מסוגל להעביר את המסר שלך לקהל היעד, כמו גם למשקיעים, לבעלי המניות, לספקים ולשותפים פוטנציאליים. אירועים חיים, למשל, לתת לך הזדמנות לתפוס את תשומת הלב של הלקוחות הפוטנציאליים שלך או מימון מאובטח עבור העסק הקטן שלך. נאום בעל מחשבה טובה או מצגת מוצר מרתקת יכולה להגביר את המוניטין שלך וליצור מכירות. ראיונות הודעות לעיתונות מאפשרים לך להודיע ללקוחות ומשקיעים על הפרויקטים האחרונים שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה לדבר על שיתוף הפעולה החדש שלך עם מותג או על שורה חדשה של מוצרים שיפריעו לתעשייה. אם אתה מתקשר בצורה ברורה ומספק ערך אמיתי, תיצור באז סביב המותג שלך.
תקשורת פנימית היא חיונית מדי. כמעט מחצית מהעובדים נדיר או לא עוזבים את הפגישה ביודעין מה לעשות הלאה. למעשה, 21 אחוזים של אנשי מקצוע אין תוכנית רשמית במקום לתקשורת פנימית. אם אתה לא מצהיר בבירור את המטרה ואת היעדים של הפגישה, אתה יכול ליצור בלבול סכסוכים במקום העבודה.
מנהיגים שהם Communicators טוב יכול לשפר מורל העובדים, להפחית את שיעורי התחלופה ולהגדיל את הפרודוקטיביות בארגון. יש להם גם קשר חזק יותר עם הקבוצות שלהם וניסיון פחות קונפליקטים. יתר על כן, תקשורת פנימית יעילה מבטיחה כי העובדים שלך מבינים את תפקידיהם ואת התרומה שהם עושים את הצמיחה של החברה ואת ההצלחה.
