ועדת תכנון אירועים יכול להיות שימושי אם אתה אחראי על פעילות גדולה או מסובכת. הוועדה צריכה להיווצר מוקדם כדי שתוכל להשתתף בתכנון מתחילתו ועד סופו. קח את ההובלה כשמדובר בקביעת מועדים וגיוס חברי הוועדה.
להתחיל לעשות תוכניות עבור הוועדה חודשים לפני האירוע. לקבוע כמה פעמים הוועדה צריכה להיפגש ולשמור פגישות עד למינימום כך אנשים לא משתעממים. תזמן פגישות נוספות כאשר האירוע מתקרב.
קבעו את תחומי האחריות של חברי הוועדה ותכננו כל ועדות משנה לפני שאתם פונים לאנשים להצטרף לוועדה.
הזמנת אנשים להצטרף לוועדה. התמקד באנשים שהתעניינו באירוע או שיש להם ניסיון בתכנון אירועים דומים. שאל באופן אישי ולתת לאדם את כל הפרטים שתכננת לנקודה זו. שלח להם הודעות דוא"ל המודות להם על הצטרפותך לוועדה שלך והזכר להם את פרטי הפגישה הראשונה שלך.
יש למלא כל חבר טופס קצר עם פרטים ליצירת קשר בפגישה הראשונה. בדוק את לוחות הזמנים של הפגישה וספק פרטים על האירוע ועל כל הנכסים או הבעיות הנוכחיות. הצבע על איפה אתה צריך עזרה ומה החלטות צריך להיעשות. להעלות את ועדות המשנה ולתת לקבוצה לקבוע אילו חברים יהיו אחראים עליהם. להקצות כיסאות ועדת המשנה עד סוף הפגישה הראשונה.
