מכתבי תזכורת שימושיים בעת יצירת קשר עם לקוחות שאולי שכחו לשלם חשבון, כמו גם ליצור קשר עם אנשים כדי להזכיר להם על פגישה או אירוע. עבור אותם לקוחות המשתמשים בדוא"ל לעתים קרובות, אתה יכול לשלוח דוא"ל תזכורת, שהיא דרך נוחה מאוד להגיע אליהם במהירות. אותיות מקוונות דורשות תשומת לב מפורטת לכל מילה כדי להבטיח כי המכתב שלך לא נשמע אגרסיבי או גס, והדקדוק הנכון הוא חובה.
בדוק את הדיוק של המידע שאתה רוצה להזכיר את האדם. שליחת תזכורת אוסף עם מידע לא מדויק יהיה לבלבל ואולי כעס הלקוח. תזכורות לאירועים ולמינויים צריכות לכלול גם מידע מדויק כדי להבטיח שאנשים יעשו את המינוי או ישתתפו באירוע כאשר הם מתבקשים.
הכר את האפשרות שהמידע שלך שגוי או שהלקוח כבר שלח תשלום. הצהרה המציגה כי אתה רק יכול לראות את הרשומות שלך וכי אין לך מידע אחר אליו ניתן להפנות עשוי לעזור לאדם שקורא את המכתב להבין את המטרה שלך מנקודת המבט שלך. ההכרה אם המפלגה לאחרונה שלחה תשלום התשלום הזה לא בא לידי ביטוי במכתב יהיה לרסן תגובה זועמת מן השפופרת של מכתב תזכורת.
להיות מנומס ולטפל את הלקוח כפי שאתה רוצה להיות מטופלים, אם נשלחה מכתב תזכורת. Oversights, misiscalculations ו נסיבות מקילות לקרות בחיים של כולם. הערות גס או מכובד מדי מכתב תזכורת כספית לא יעזור לקבל את הכסף מאדם שאליו אתה שולח את המכתב. במקום זאת, לשמור את המכתב מדויק ולדון רק את הפרטים של החשבון בצורה אדיבה - הימנעות גס או פוגע הערות.
כלול פרטי חיוב מקוריים בעת שליחת מכתב תזכורת המבקש תשלום. לקוחות רבים יבקשו לראות את החיוב המקורי אם הם שכחו את החשבון. כדי לחסוך זמן, הוסף את החיוב המקורי במכתב התזכורת ללקוח. פרטי החיוב המקוריים יכולים להיות קישור לחשבון המקוון של הלקוח בעת שליחת מכתב תזכורת בדוא"ל.
בקש תגובה. בקשת תגובה מהלקוח יכולה לכלול בקשת תשלום של תשלום, שיחת טלפון חוזרת, תגובה בדוא"ל או מילוי פרטי הקשר הנכונים והחזרתו אליך. על ידי המבקש תגובה מהלקוח, באופן אדיב, אתה יותר מוכן לפתוח את הלקוח עד לדון בחשבון ולקבל תשלום מהלקוח.
ספק מידע ליצירת קשר כדי להגיע אליך. ודא שיש ברשותך את כל פרטי הקשר שלך בדוא"ל התזכורת. כתובת פיזית או כתובת למשלוח דואר אינה מספיקה; כולל דוא"ל, אתר, טלפון ומספרי פקס כדי לתת ללקוח דרכים רבות להגיע אליך ככל האפשר.
