ניהול מסמכים הוא תהליך ארגונים להשתמש כדי ליצור, לשלוט, לאבטח, לאחסן, לאחזר, לשתף ולהרוס מסמכים בכל צורותיהם. בעידן של התפשטות מידע, שינוי טכנולוגי מהיר ונושאים ביטחוניים, ארגונים המקימים מערכות לניהול מסמכים חייבים לשקול לא רק שיטות עסקיות טובות, אלא כללים, תקנות ותקנים שהותקנו על ידי גופים ממשלתיים וגופים בינלאומיים.
חוק עושה ישויות: פיננסי
ישויות פדרליות רבות מנפיקות תקנות המחייבות ארגונים לעמוד בכללי ניהול המסמכים. להלן סיכום של גופים אלה, סוגי הארגונים שהם משפיעים עליהם, והחוק או התקנות.
הרשות לניירות ערך ב- SEC 17a-4 מספקת כללי ניהול מסמכים לברוקרים, אנליסטים ואחרים המעורבים בחילופי ניירות ערך.
חוק Sarbanes-Oxley בסעיפים 404 ו -409 משפיע על ניהול מסמכים על ידי כל החברות הציבוריות, כמו גם משרדי רואי חשבון, רואי חשבון ועוסקים במסחר בניירות ערך.
חוק מסלקת המחאות עבור המאה ה -21 (מס '21) מסדיר את הטיפול בבדיקות, ומחיל על הבנקים. זה מנוהל על ידי הפדרל ריזרב.
חוק Gramm-Leach Bliley מגן על המידע הכספי של הצרכנים המוחזקים על ידי מוסדות פיננסיים ומנוהל על ידי מספר סוכנויות פדרליות.
האיגוד הארצי של סוחרי ניירות ערך (NASD) תקנה 3010 וניו-יורק (NYSE) כלל 342 מנוהל על ידי רשות ניירות ערך ומסדיר את דרישות שמירת הרשומות הקשורות לתקשורת אלקטרונית לחברי שני הארגונים הללו.
כללי בריאות
חוק ניידות ונגישות ביטוח בריאות (HIPAA) חל על קבוצות כגון רופאים, בתי חולים, חברות ביטוח ומעסיקים העוסקים בהכנת או בהעברת מידע על המטופלים. הוא מנוהל על ידי מחלקת הבריאות והבריאות של ארה"ב.
21 CFR 11 הוא החלק של הקוד של תקנות הפדרלי מנוהלת על ידי מנהל המזון והתרופות האמריקני ופונה רשומות אלקטרוניים וחתימות אלקטרוניות. סעיף זה משפיע על חברות הבריאות והפרמצבטיקה.
כללי הצבא
תקנות משרד ההגנה (מחלקת ההגנה 5015.2, גרסה 2) מגדירות דרישות לתוכנות ניהול רשומות שנרכשו על ידי משרד ההגנה. ישויות ממשלתיות אחרות גם להשתמש תקן זה עבור תוכנת ניהול הרשומות שלהם.
כללים פדרליים אחרים
הכללים הפדרליים של סדר הדין האזרחי קובעים כיצד משרדי עורכי דין מטפלים במידע הקשור להליכים משפטיים.
מס ההכנסה של שירותי ההכנסה הפנימית. 97-22 קובע כללים לאחסון אלקטרוני והעברת מידע משלם המסים ומשפיע על ענף השירותים הפיננסיים.
הצורך בכללים
האמריקאים תלויים בסוכנויות רגולטוריות כדי להבטיח הגנות הן במקום לשמור על מידע אישי מאובטח, להגן על עסקאות פיננסיות לממש את הפיקוח המתאים על אלה עם שליטה על המזון, סמים, הפיננסי, נכסי הבריאות של המדינה. תשתית המידע של האומה חיונית להגנתה ויש להגן עליה.
התקינה של ניהול מסמכים משתרעת מעבר לארה"ב. גופים לא ממשלתיים כגון הארגון הבינלאומי לתקינה ו- Open Document Management API פועלים כדי לתקנן ולשתף תהליכים עבור מערכות ניהול מסמכים, על מנת להבטיח את האבטחה והזמינות של רשומות מידע בעת הצורך.
