מכתבים עסקיים אפקטיביים הם כלי חשוב בארסנל של כל איש עסקים. בין אם התכוון למכור מוצר או שירות, או פשוט להציג את הסופר עצמו, מכתב עסקי יעיל חייב להיות כמה מאפיינים בסיסיים כדי לקבל את הקורא להגיב בחיוב. המכתב חייב לקרוא לנמען לפעולה ולשכנע אותו לעשות מה שהכותב רוצה. כל מכתבים עסקיים יעיל יש תכונות מסוימות במשותף.
מידע מלא
מכתב עסקי יעיל יש את כל המידע הקורא צריך לפעול כראוי. המכתב קובע בבירור מי הוא המכתב מאיפה והיכן וכיצד להגיב. הוא קובע מה המכתב הוא על, כאשר הפעולה צריכה להילקח, שבו פעולה זו צריכה להילקח ולמה צריך לנקוט פעולה עכשיו. המכתב העסקי מלא במידע ולא משאיר שום דבר. יש קריאה ברורה לפעולה ואומר לנמען כיצד לבצע את הפעולה.
קוצר רוח
מכתב עסקי יעיל אינו פורח או מקושט. זה חילוף לעניין. אין מילים מבוזבזות. השפה היא תמציתית במסירתה, כך שהקורא יישאר רק עם המידע הדרוש. מכתב עסקי הוא לא מקום להצגת מילים גדולות או שירה. מכתבים עסקיים יעילים הם קצרים עד כדי כך.
יתרונות, לא תכונות
מכתבים עסקיים יעילים מתמקדים בהטבות עבור הנמען, ולא בתכונות של המוצר או המידע. זה עונה על השאלה עבור הקורא: "מה יש לי את זה?" מכתב עסקי לוקח בחשבון את מגבלות הזמן לשים על הקורא ואת הצרכים כי הקורא מביא לשולחן. זה caters להם, מה שהופך אותו קל עבור הקורא לנקוט את הפעולה הרצויה. מכתבים עסקיים מתמקדים באופן שבו כותב המכתב יכול לעזור לקורא, לא למה הקורא צריך לעזור לסופר.
ספציפיות
השתמש בשפה מסוימת בעת כתיבת מכתבים עסקיים. ספר לקוראים בדיוק מה הם יכולים לצפות ממוצרים, שירותים או עסקים. אל תשתמש בשפה מעורפלת אשר עלולה להשאיר אותם מנחשים. השתמש דוגמאות, אם יש צורך, כדי להבהיר את השפה כדי להפוך את מכתב העסק ברור לקורא. אם ההבטחה נעשית במכתב, להיות בטוח כי העסק יכול לגבות אותו. כמו כן, השתמש פעלים פעולה במקום פעלים פסיביים לתת את כוח המשפטים שלך.
בהירות
הימנע משימוש בז 'רגון, אלא אם כן הכרחי לחלוטין במאמץ לתקשר בבירור. חשוב להבהיר מה בדיוק המכתב מציע ומה המכתב מבקש מהקורא לעשות. אם לא, הקורא לא ינקוט את הפעולה המבוקשת, והמכתב לא יהיה יעיל. השתמש ברור, שפה חזקה כדי להדגיש מה הקורא צריך לעשות אחרי קריאת מכתב העסק. משפטים קצרים עם פעלים חזקים ואקטיביים מומלץ לעודד את הקורא לפעול.
כללי התנהגות
הקפד לעקוב אחר התנהגות נאותה במכתבים עסקיים. הקפד למצוא את השם הנכון ואת האיות של האדם יהיה מקבל את המכתב. כתובת אותם כראוי. השב לכל האותיות שדורשות תשובה חוזרת. על ידי ביצוע כללי התנהגות נאותים, איש עסקים מראה שיש לו כבוד ראוי לאדם שהוא כותב אליו. זה כבוד יכול ללכת דרך ארוכה לקראת ביצוע הקורא של המכתב לקחת את הקריאה לפעולה.
נכונות
מן העיצוב של המכתב כדי נאותות של המקבל, מכתב עסקי חייב להכות הערות נכונות רבות כדי להיות יעיל. ודאו כי הוא נשלח לאדם הנכון, במחלקה הנכונה, בחברה הנכונה. ודא כי המכתב הולך לאדם הנכון כדי לקחת את הפעולה כי המכתב מבקש ממנו לקחת. קרא את המכתב ושפוט אם השפה נכונה עבור האדם שאתה שולח אותו - לא רשמי מדי ולא פורמלי. כאשר מוכן לשלוח אותו, בדוק שוב את העיצוב בפעם האחרונה עבור שגיאות.
